Назва процесу, операції.
Зміст роботи

Одиниця виміру

Норма часу

1.

2.

3.

4.

Поточне комплектування бібліотечного фонду

1.

Переглянути книговидавничу та книготорговельну інформацію

одна позиція

1 хв

2.

Встановити галузь знань і вид потрібного бібліотеці документа. 1
Визначити необхідність його придбання

одна позиція

1 хв

3.

Перегляд картотеки незадоволеного попиту. Аналіз відмов для виявлення документів, потрібних для докомплектування

одна відмова

2 хв

4.

Визначити кількість примірників для замовлення

одна позиція

1 хв

5.

Оформити замовлення. Зазначити кількість примірників, вартість замовлення, вказати дату

одна назва

3 хв

6.

Оформити замовлення на придбання зарубіжних документів

один документ

1 год 30 хв

Робота в автоматизованому режимі

7.

Ввести замовлення в базу даних поточного комплектування

одна назва

3 хв

8.

Відредагувати введені у базу даних відомості про замовлення

одна назва

2 хв

9.

Роздрукувати дані поточного комплектування

одна сторінка

1 хв

Створення картотеки поточного комплектування

10.

Оформити картку-замовлення: зазначити автора, заголовок, вихідні дані, кількість замовлених примірників, розподіл за структурними підрозділами, бібліотеками-філіями

одна
картка

3 хв

11.

Розставити картки за абеткою прізвищ авторів або заголовків видань у картотеку поточного комплектування

одна
картка

50 с

Складання оперативного (поточного) плану комплектування

12.

Скласти план формування бібліотечного фонду на поточний рік за кількісними показниками. Підготувати таблиці: обсягу надходжень та вибуття, джерел комплектування, галузевого складу, за видами, мовами, кошторису витрат

одна позиція

1 год

Передплата періодичних видань

13.

Переглянути каталоги періодичних видань, визначити назви періодичних видань для передплати

одна
назва

1 хв

14.

Узагальнити замовлення від підрозділів бібліотеки (бібліотек-філій) на передплату періодичних видань

одне замовлення

2 хв

15.

Звірити замовлення на передплату періодичних видань поточного року з передплатою минулого року для виявлення змін у назвах та ціні. Зробити необхідні позначки

одне замовлення

14 с

16.

Звірити вихідні дані зарубіжних періодичних видань, які замовляються вперше, з бібліографічними довідниками та іншими інформаційними джерелами

одне замовлення

15 хв

17.

Оформити замовлення на передплату. Підрахувати вартість перед-плати з урахуванням доставки, заповнити квитанцію абонемента на періодичні видання

одна позиція

3 хв

18.

Оформити реєстраційну картку для картотеки періодичних видань. Проставити на картці індекс, рік, періодичність, кількість замовлених комплектів, сигли структурних підрозділів

одна картка

5 хв

Робота в автоматизованому режимі

19.

Ввести замовлення на періодичні видання до бази даних

одна картка

5 хв

20.

Скоригувати замовлення. Вивести на екран список періодичних видань. Внести зміни

одна назва

2 хв

Листування з книготорговельними організаціями, видавництвами, бібліотеками тощо

21.

Скласти, надрукувати текст листа (запиту, претензії), зареєструвати у книзі вихідних документів (проставити дату, порядковий номер, зазначити назву організації, коротко викласти зміст листа)

один лист

30 хв

Докомплектування бібліотечного фонду

22.

Узагальнити запити структурних підрозділів, філій ЦБС.
Включити замовлення до картотеки докомплектування

один документ

1 хв 10 с

23.

Скласти бібліографічний запис. Зазначити кількість потрібних примірників і сигли структурних підрозділів

одна картка

3 хв

24.

Розставити картки у картотеку докомплектування

одна картка

5 хв

25.

Переглянути наповнення систематичного каталогу за різними аспектами (галузями знань, видами, роками та ін.). Зіставити отримані дані з тематично-типологічним (перспективним) планом комплек-тування. Уточнити, внести корективи до плану комплектування

одна
картка

10 с

Відбір документів з обмінних фондів бібліотек для докомплектування

26.

Розглянути пропозиції (переглянути списки, картотеки обмінних фондів бібліотек), звірити з каталогами та картотекою до комплекту-вання бібліотеки-отримувача, відібрати потрібні назви

одна назва

3 хв

27.

Відібрати документи de-viso з обмінного фонду

один документ

3 хв

Приймання документів, що надійшли із супровідними документами

28.

Прийняти бандеролі, посилки

одна бандероль, посилка

1 хв

29.

Розкласти бандеролі, посилки за експедиційними номерами

одна бандероль, посилка

30 с

30.

Розпакувати бандеролі, посилки

одна бандероль, посилка

30 с

31.

Розкласти документи за алфавітом авторів або назв, звірити із супровідним документом: видатковою накладною, чеком, актом тощо. Проставити ціну на виданні, підрахувати кількість примірників, загальну вартість документів

одна бандероль, посилка

2 хв

Приймання документів, що надійшли без супровідних документів

32.

Підібрати документи за алфавітом

один
документ

30 сек

33.

Визначити ціну за оцінкою комісії на основі перегляду прайсів, аналогічних видань, букіністичного каталогу тощо, проставити ціну на документі та підсумувати загальну вартість документів

одна назва

6 хв

34.

Скласти акт приймання документів

один акт

10 хв

35.

Скласти список документів до акту

одна назва

1 хв

36.

Проставити штемпель на титульному аркуші та на 17 сторінці документа

один
документ

36 с

Звіряння документів, що надійшли, з картотекою поточного комплектування

37.

Звірити отриманий документ із картотекою поточного комплектування, зробити потрібні позначки

одна
картка

1 хв

38.

Поставити картку у картотеку поточного комплектування за роздільником «Виконані замовлення»

одна
картка

25 с

Приймання та облік періодичних видань

39.

Підібрати отримані журнали та газети, відмітити номер, дату ви-дання в реєстраційній картці картотеки обліку періодичних видань

один
документ

2 хв

40.

Проставити штемпель на періодичному виданні

один
документ

18 с

Сумарний облік документів

41.

Документи, отримані за одним супровідним документом, розкласти за видами, галузями знань, мовами, перевірити кількість та відповідність документів. Визначити кількість назв. Підрахувати вартість партії

один
документ

1 хв

42.

Зробити відповідні записи у Книзі сумарного обліку (Частина І)

одна
партія

6 хв

43.

Підрахувати посторінково за позиціями (по колонках) дані Книги сумарного обліку, перенести результати на наступну сторінку

одна
колонка

5 хв

44.

Оформити супровідний документ (видаткова накладна, акт тощо) для передачі в бухгалтерію

одна
колонка

15 хв

45.

Звірити фінансові документи відділу комплектування з відповідними фінансовими документами бухгалтерії

один
документ

2 хв

Індивідуальний облік документів

46.

Оформити нову інвентарну книгу: пронумерувати сторінки, прошити, скріпити печаткою

одна книга

1 год

47.

Проставити інвентарні номери в інвентарній книзі

одна
сторінка

5 хв

48.

Записати документи за встановленою формою до інвентарної книги

один документ

3 хв

49.

Проставити інвентарний номер на документі (титульна сторінка
та 17)

один документ

1 хв

50.

Оформити картку індивідуального обліку документу для облікового каталогу (за умовою ведення облікового каталогу): бібліографічний опис документа, ціна, інвентарний номер, рік надходження, номер запису в Книзі сумарного обліку, кількість примірників, що надійшли, їх розподіл за структурними підрозділами бібліотеки або ЦБС

одна
картка

5 хв

51.

Записати до журналу реєстрації карток облікового каталогу ЦРБ інвентарний номер, перше слово заголовка (в умовах ЦБС)

один запис

21 с

Робота в автоматизованому режимі

52.

Перевірити на дублетність документи, що надійшли, в базі даних електронного каталогу

один
документ

2 хв

53.

Дописати відомості, потрібні для обліку та заповнення облікових форм у знайдені записи на документи, перевірені на дублетність

один документ

3 хв

54.

Створити бібліографічний запис на документи, що надійшли вперше, із внесенням відомостей, потрібних для обліку та заповнення облікових форм

один документ

10 хв

55.

Оформити страхову копію інвентарної книги, що ведеться в електронному варіанті: аркуші роздрукувати, пронумерувати, прошити, скріпити печаткою, здати в оправу

одна книга

1 год 30 хв

Вилучення  документів з облікових форм

56.

Прийняти акти від структурних підрозділів бібліотеки (ЦБС) на документи, що вибули, зробити запис у Книзі сумарного обліку (2-га частина), проставити номер акту

один акт

10 хв

57.

Підшити акти

один акт

1хв

Виключити документ (за  списком до акту) з облікових форм:

58.

інвентарної книги

один документ

2 хв

59.

облікового каталогу

один документ

1 хв

60.

опису інвентарних номерів

один документ

1 хв

Робота в автоматизованому режимі

61.

Виключити документи, що вибули, із форми обліку електронного каталогу

один документ

1 хв